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新疆维吾尔自治区和田地区行署办公室


关于转发和田地区重大活动档案管理办法的通知

和行办发〔2009〕68号


各县市人民政府，行署各部门、各直属机构，各事业、企业单位，驻和各单位，各群众团体：
　　地区档案局制定的《和田地区重大活动档案管理办法》已经2009年9月11日行署第四次常务会议研究通过，现转发你们，请认真遵照执行。

　　二〇〇九年九月十五日

和田地区重大活动档案管理办法

　　第一条 为进一步规范我地区重大活动档案管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《新疆维吾尔自治区重大活动档案管理规定》和《新疆维吾尔自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》及有关规定，结合和田地区实际，制定本办法。
　　第二条 本办法所称的重大活动档案，是指全地区在政治、经济、科技、文化艺术、体育卫生等重大活动及重大的会议中直接形成的，对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。
　　第三条 本办法所称的重大活动，是指符合下列条件之一的活动：
　　（一）党和国家领导人在和田地区的公务活动；
　　（二）国外领导人、团体及著名人士来和田地区参观、访问等外事活动；
　　（三）自治区级（含自治区级）以上领导来和田地区视察、考察等重要公务活动；
　　（四）自治区有关部门在和田召开的各种重要会议；
　　（五）地委书记、行署专员的重要公务活动；
　　（六）本地区举办的重大政治、经济、社会、文化、体育活动或者公益性活动以及举行的重大庆典、纪念、集会、会展活动；
　　（七）地委、行署与其他地州之间开展的经济、科技、文化等交流往来活动；
　　（八）对本地区具有重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全等事件所进行的处置；
　　（九）其它在全地区有重大影响的活动和重大事件。
　　第四条 重大活动档案管理工作遵循“加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用”的原则。
　　第五条 地区档案局负责监督、指导本地区重大活动档案管理工作，承办重大活动的单位应向档案局提前告知。
　　各县市档案局负责监督、指导本县市的重大活动档案管理工作。
　　第六条 组织、承办重大活动的单位（以下简称承办单位），负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。
　　承办单位为两个以上的，重大活动档案的收集、整理、移交工作由承担主要工作的单位负责，其他承办单位及负责新闻报道等工作的单位，应当及时收集、整理本单位在重大活动中形成的档案，并在重大活动结束之日起20日内向承担主要工作的单位汇交。
　　特殊载体档案可移交复制件。录音带、录像带必须刻录成光盘归档，数码相机拍摄的照片应以纸质、磁介质双套归档，文本、照片的电子文件必须备份归档。
　　第七条 承办单位在制定重大活动实施计划时应当同时制定重大活动档案收集方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。
　　第八条 承办单位的档案工作机构、人员具体负责重大活动档案的收集、整理工作，并对归档材料进行集中管理。具体归档范围可参照《机关文件材料归档范围》。
　　第九条 重大活动中所形成的文字、声像、标志性实物等不同载体的文件材料，整理方法应按各自的规范要求：
　　（一）纸质文件材料：按文书档案整理新方法—《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）进行整理；
　　（二）照片：分传统照片和数码照片整理；
　　（三）光盘：以一张光盘为单位进行整理；
　　（四）实物：以一件为单位进行整理。
　　重大活动各载体档案整理完毕后，编制重大活动档案归档说明。
　　第十条 县市档案行政管理部门应加强与组织承办单位的联系，及时掌握重大活动的有关情况，协调、督促、指导承办单位收集、整理重大活动档案。
　　档案行政管理部门可以根据需要派有关专业人员参与重大活动，采取录音、录像、摄影、摄像等方式直接形成重大活动档案。
　　第十一条 重大活动的承办单位或者承担组织承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起3个月内，向同级档案馆移交重大活动档案；因特殊情况需要延期移交档案的，须经同级档案馆同意并报送重大活动档案目录。
　　承办单位或者承担组织承办主要工作的单位可以保留重大活动档案的副本或者复制件。
　　对于县市组织承办的有县市领导参加的在全地区有重大影响的重大活动档案，各县市档案馆在接收进馆时，应同时向地区档案馆报送重大活动档案目录。
　　第十二条 重大活动档案的编目和鉴定等工作，由各级档案馆按照档案整理的有关规定进行。
　　第十三条 集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案，是国家档案的重要组成部分，档案所有者应当妥善保管；未经档案行政管理部门批准，不得向地区、各县市档案馆以外的任何单位或者个人出售、转让、赠送，不得私自携运出境；禁止出售、赠送给外国人。
　　档案行政管理部门应当加强对前款规定档案的管理，根据管理需要，可以依法采取代为保管、收购、征购等措施，确保档案完整和安全。
　　鼓励重大活动档案保存者向地区、各县市档案馆捐赠、寄存、出售其保存的重大活动档案。
　　第十四条 除本办法第三条所列的重大活动外，其他对国家和社会具有保存价值的重要档案，档案馆应以征集方式接收进馆。
　　第十五条 重大活动档案应当依法向社会开放。
　　属于本办法第三条第（一）、（二）、（三）、（四）项规定的重大活动档案，自进本地区、各县市档案馆之日起满6个月向社会开放；属于本办法第三条第（五）、（六）、（七）项规定的重大活动档案，自进本地区、各县市档案馆之日起满3个月向社会开放。依法应当保密的重大活动档案，按照有关法律、法规的规定执行。
　　向地区、各县市档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。
　　向地区、各县市档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人，可以无偿利用其移交、捐赠、寄存的档案资料。
　　第十六条 地区档案馆可通过本地区新闻媒体和网络等载体，向社会公布已开放的重大活动档案。
　　第十七条 各级档案馆向重大活动档案利用者提供档案资料时，应当逐步用缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件；对具有重大保存价值的珍贵档案资料，不得提供档案原件。经加盖档案馆印章的复印件，与原件具有同等效力。
　　第十八条 对重大活动档案管理工作做出突出贡献的单位和个人，档案行政管理部门应当给予表彰和奖励。
　　第十九条 有关单位违反本办法规定，有下列行为之一的，档案行政管理部门应当责令其限期改正；逾期未改正的，档案行政管理部门应当给予通报批评，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员由有关主管部门依法给予行政处分：
　　（一）未按规定开展重大活动档案管理工作的；
　　（二）未按规定向社会开放重大活动档案的。
　　第二十条 有关单位和个人违反本办法规定，有下列行为之一的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
　　（一）不按规定归档、汇交档案的；
　　（二）未按规定向地区、县市档案馆移交重大活动档案的；
　　（三）涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的；
　　（四）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的；
　　（五）档案工作人员有其他渎职行为的。
　　在利用档案馆的重大活动档案中，有关单位和个人违反本办法规定的，档案行政管理部门应给予处罚的其他行为，依照有关法律、法规的规定执行。
　　第二十一条 本办法自下发之日起实施。